GDPR-Policy för Malmö Nation
Dataskyddsförordningen (GDPR) träder i kraft den 25:e maj 2018. GDPR-lagen innehåller lagar om
hur organisationer ska hantera våra medlemmar och gästers personuppgifter. Personuppgifter är all
information som kan identifiera en enskild person. Detta kan vara exempelvis namn, personnummer
och andra kontaktuppgifter som gör att en person går att identifiera.
Malmö Nation kommer vardagligen i kontakt med enskilda personers personuppgifter när:
– När vi behandlar och arkiverar register som för våra medlemmar, alumnimedlemmar och
gäster till våra traditionsenliga fester. Samt för att sammanställa kontaktlistor för våra
funktionärer och våra tjänstemän.
– När vi utlyser våra stipendier
– När vi samlar in personuppgifter inför fester och middagar som är nödvändiga för att
genomföra evenemangen.
– När vi behandlar specifika ärenden via telefon, mail och vid fysiskt bemötande för att hjälpa
studerande med exempelvis inskrivning i nationen eller eventuella problem med
studentlundsmedlemskapet eller studentkortet.
Vi ger aldrig ut personuppgifter eller säljer medlemmars eller gästers uppgifter. Våra register används
endast i syfte att anmoda gäster och medlemmar samt för att kunna skicka ut information om
verksamheten till våra medlemmar och alumnimedlemmar. Kontaktlistorna som vi hanterar på
nationen finns endast tillgång till hos Quratelet, inspektorat och styrelse. Kontaktlistorna hanteras
endast internt.
Som tjänsteman på nationen finns det möjligheten att anmäla sina kontaktuppgifter för att vi ska
kunna använda dem i verksamheten och till att skicka anmodan. De som blir valda till tjänstemän på
Malmö Nation får vid första mötet ge sitt godkännande för att vi använder deras uppgifter i
ovanstående fall.
Vid stipendieutlysning hanteras ansökningarna endast av Qurator och PQE som förtroendevalda för
denna uppgift.
Vid hantering av personuppgifter i specifika ärenden hanteras ärendet av berörd heltidare. Efter att
ärendet avslutas så raderas eventuell konversation kopplad till ärendet.
Alla personuppgifter hanteras inom EU/ESS-området, ingen utanför nationen har åtkomst till
nationens register och hantering sker kopplat till denna policy. Undantagen är de register vi delar
med Lamed (företaget som hanterar all medlemsregistering hos samtliga nationer i Lund). De har sin
egen policy kopplad till GDPR. Universitetet delar även personuppgifter med nationen när de utlyser
sina stipendier, även när Skånska Nationen utlyser sina stipendier delas personuppgifter med den
Skånska Nationens stipendienämnd, som är skild från nationens egen stipendienämnd.
Samtyckesformuleringar ska finnas på alla anmälningsformulär, stipendieansökningar och förmanna-
/tjänstemannaansökningar som skickas ut av organisationen. Information om hantering av
personuppgifter ska finnas längst ner i alla mail skickade av någon som representerar nationen i
sammanhanget.
Alla bilder tagna av organisationen vattenstämplas för att det ska vara lätt för gäster som hamnar på
bild att veta vem de ska rikta sig till om de vill få bilden borttagen. Eventuella bilder som
organisationen vill använda men inte ägs av nationen måste krediteras till ägare. Dessutom måste
ägarens samtycke finnas. Det ska finnas tydlig information om att vi tar bilder på våra event och hur
man går tillväga för att inte vara med på dem både i våra informationskanaler men också i våra
lokaler.
Önskar en enskild person att tas bort från våra register ska detta göras inom en rimlig tidsrymd av
Quratelet. Detta kan inkludera våra register, anmodningslistor och foton.
Har du som medlem eller gäst frågor om Malmö Nations GDPR arbete är det bara att maila
qurator@malmonation.com eller ringa 046-12 78 02.
GDPR-Policy för Malmö Nations Bostäder
Malmö Nations bostäder hanterar endast personuppgifter för att kunna genomföra sitt arbete och
veta vem som bor på nationen. Känsliga personuppgifter används för att enkelt komma i kontakt
med boende i vardaglig eller nödsituation. Personuppgifterna hanteras endast av nationens
heltidsansvarige för bostäderna, husförmannen. Ingen annan har tillgång till dessa uppgifter.
OBS att för frågor angående Boende på Malmö Nation så hänvisas du till Husförmannen på
husforman@mlamonation.com eller på 046-12 78 16